Автоматические платежи утопия или реальность?

Я сам непосредственно сталкиваюсь системой платежей, частично даже автоматических платежей, поэтому  сразу же обозначу главное условие жизнеспособности данной системы это: «Наличие денежных средств в достаточном количестве и отсутствие кассовых разрывов». Вы возможно подумаете, что я не совсем в себе, раз говорю столь очевидные вещи, но поверь те многие в том числе руководители этого не понимаю и не осознают.

Теперь давайте представим, что денежные средства у нашей компании есть. Что дальше? Если у нас торговая компания, то основная доля наших платежей это оплата поставщикам за поставленный товар (в данной статье я не буду рассматривать прочие платежи, которые формируют наши административные, общехозяйственные расходы, у них есть своя специфика и ими еще желательно управлять, если наша цель максимизировать прибыль). И так что нам надо, что бы это работало:

1. Заприходовать товар;

На мой взгляд, все первичные данные, которые поступают в компанию играют определяющую роль в успехе любого процесса, потому что от их правильного отражения в учете зависят все дальше действия и результаты, наглядность и адекватность данных для анализа.

Товар может приходоваться как у ручную, операторами так и автоматически, главная задача, что бы в соответствующей информационной базе (у большинства это наверное будет 1С),  была следующая информация, представленная в таблице 1.

На мой взгляд она достаточно наглядная и разобраться в ней не сложно, отмечу только некоторые нюансы:

- желательно для каждого отдела иметь отдельное юр. лицо (возможно 2 зависит от объема ваших оборотов и желание или не желания мелькать перед глазами налоговой). В этом случае проще планировать объемы завоза, выручку, потребность в денежных средствах.

- есть случаи когда разные отделы закупают товары у одного поставщика, в этом случае необходимо заключение двух договоров на разные юр. лица. Это даст возможность четко распределить оплаты между отделами;

2. Разработать правила учета возвратов товара;

На самом деле очень важный пункт, как показывает практика. Зачастую менеджеры отчитаюсь по возвратам перед бухгалтерами, те у себя проводят возврат, уменьшаю кредиторскую задолженность, у них все хорошо, а в платежной системе висит минусовая сумма возврата и не понятно к какой счет-фактуре она относится. Получается следующая картина, смотрим таблицу 2.

Общая кредиторская задолженность меньше суммы попавшей на оплату, в итоге мы рискуем переплатить. Что бы решить данную проблему идеально, что бы при проведении возврата указывался номер счет-фактуры к которой он относится, что бы данная сумма автоматом с нее списывалась. Возможно это счет-фактура уже оплачена, тогда списание должно производиться с ближайшего документа. Но не рекомендую производить данные действия в одностороннем порядке, потому скорей всего возникнет расхождение в взаиморасчетах с поставщиками и они буду вас уверять, что оплата по определенным счет-фактурам не произведена из-за этого могут встать отгрузки.

3. Внедрить систему блокировки оплат;

Вполне вероятно возникнет необходимость блокировать оплату определенного поставщика. Эта мера бывает необходима, если возникают какие-то разногласия с поставщиком, например не предоставляют оригиналы документов, отказываются отгружать товар по неизвестным причинам, не поставляют товар в срок. Перекрыть финансовый «ручеек» в данном случае иногда необходимо, для достижения поставленных задач.

4. Сформировать платежные поручения;

После определения контрагентов, которым нужно заплатить, сумм оплат, наших юр. лиц, с которых будет проводиться оплата, необходимо сформировать платежные поручения, тут уже вопрос технической выгрузки из формированного отчета в официальные бухгалтерии.

5. Выгрузить их в клиент-банк;
6. Обеспечить наличие денежных средств на счетах;

При их отсутствии тяжело будет хоть что-то, кому-то заплатить J У многих торговых фирм, особенно крупных с филиалами в разных областях десятки юр. лиц работающих на снижение налоговой нагрузки, тем самым длинна цепочек по которым потекут наши финансовые потоки, а если еще нужно сделать обороты для нескольких банков будет достаточно длинной и не всегда может уместиться в один операционный день, поэтому не забывайте о необходимости наличия денежных средств на счетах ваших организаций 

К моему глубокому сожалению я на данный момент не очень хорошо знаю специфику строительных компаний, различных производств, нефтегазовых компаний. Но могу предположить, что расчеты с поставщиками не сильно разнятся. Разве что на производствах все более официально, меньше «серости», а в строительстве же наоборот многие расчеты идут наличкой, но это уже из другой сказки.